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秘书工作都应具备四种气质

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秘书工作就为领导服务、为各部门服务、为人民群众服务,其核心就是为领导当好参谋、搞好服务,秘书工作无小事,每一个工作环节都关系到全局的发展,所以秘书工作对秘书工作者要求特别高,要做一个合格的秘书,必须善于学习、勤于实践、敢于创新、甘于奉献,使自己具备一点即通的灵气、举重若轻的大气、与时俱进的锐气、默默无闻的“傻”气。

一、善于学习,培养一点即通的灵气

当今社会已进入知识经济时代,日进千里,领导者素质越来越高,趋向于高学历、高水平,秘书工作所面临的环境也越来越复杂,要求秘书工作者必须具备一点即通的灵气,举一反三的悟性。求木之长者,必固其根本;欲流之远者,必浚其泉源。培养灵气必须加强学习,学习之匙能开所有问题之门。一是端正学习态度─从零点起。态度决定一切,要有一种为人徒的心态,谦虚谨慎,一切从零开始。要有求饥若渴的学习欲望,学习上要不知足;要有只争朝夕的学习精神,舍得花时间,甘于流汗水。二是丰富学习内容─破万卷书。加强政治理论学习,加强党的方针政策学习,学会用马克思主义的方法、立场和观点来观察、分析和解决问题;加强秘书业务知识学习,熟悉工作流程,提升业务能力,提高工作效率;加强市场经济、法律和行政管理等相关知识学习,加强文学修养,拓宽知识领域,优化知识结构,熟悉新鲜事物,克服本领恐慌。三是拓展学习方法─采众家长。常言道:山不辞碎石方能成其高,海不辞滴水故能成其大。只有不断地汲取他人的智慧和长处才能不断地提高自己的能力。人伴良贤智转高,要向领导同志学;人民群众是智慧的创造者,要向群众学;三人行必有我师,要向同事学和业务骨干学;他山之石可攻玉,要借鉴其它单位的成功经验。

二、勤于实践,培养举重若轻的大气

秘书工作每天都要面对许多纷繁细乱的事物,要和各种人群打交道,经常会遇到各种预料不到的事情,这就要求秘书工作者必须有一种举重若轻的大气,泰山崩于前而面不改色,要胸有成竹,具备驾轻就熟的工作方法。实践出真知,实践出人才,只有通过不断的实践才能培养举重若轻的大气、驾轻就熟的工作方法。一是做小事要用“放大镜”。小事中孕育着大事,这是秘书工作的特点,如日常值班、上传下达、会场布置、后勤服务、接人待物等,不能不说是小事,但稍有不慎,就会捅大漏子,对全局工作造成不得的影响。因此必须胸怀大局、放眼宏观,要能“一叶而知秋”,拥有洞穿事物本质的能力,做到政治敏感、眼光犀利、小中见大、以大代小和以小促大。要建章立制,对看似小事的经常性工作,写在纸上,贴在墙上,记在心上,抓在手上,形成规矩。同时,还要注意从中找出规律性的东西,高屋建瓴,举一反三,抓一项带动几项,管原则不管具体,督结果不查细节,使老工作有新意。二是遇事杂要像“计算机”。办公室工作千头万绪,任务琐碎繁杂。要避免眉毛胡子一把抓,头脑要像计算机一样有条不紊,绘制一张清晰、规则的运行图。哪个该为,哪个不该为,哪个重点为,哪个非重点为,不能乱为。要分清主次,避免重要工作没抓住,次要工作用力过了头,吃力不讨好,事倍而功半。要领会意图,不了解领导意图,是盲人骑瞎马,到处乱撞,干不好还会南辕北出。吃透了领导意图,办事才有方向。要掌握下情,摸清了下情,办事才会有的放矢,迎刃而解。要遵守规矩,没有规矩不成方圆。不管事情再多再杂,采用什么方法解决,都不能忘了规矩,该请示的要请示,能处理的敢拍板,要反馈的不截留。三是碰急事要像“稳压器”。办公室固定式、程序化的工作多,但意外的、突发性的事情也会随时出现,秘书工作者必须敏感、冷静,不能盲为。要泰然处之,不管事情多么突然,多么紧急,要冷静地进行分析,根据上级要求和平时掌握的情况,及时提出解决预案,供领导决策。要沉着应付,在处置急事和突发性事件时,要边请示,边按领导要求协调相关单位,边组织力量进行处置。三者要有机结合,穿插进行,不能丢三落四,使问题复杂化以致妨碍问题的解决。要有主见,面对急事或突发性事件,不能退缩,要大胆地往前站。但必须胸有主见,既不能乱表态、乱许愿,又不能唯唯诺诺,态度暧昧,避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。四是做难事要像“救火队”。在处理各种事务中,有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这些事,秘书工作者必须坚持做到:不回避矛盾,敢于冲在前面,不怕丢面子,个人受点委屈也在所不辞;不怕得罪人,将自己的荣辱名利抛于脑后;不怕麻烦,跑断腿、磨破嘴、饿扁肚子也心甘情愿。

三、敢于创新,培养与时俱进的锐气

创新乃活力之源,乃事物进步的根本动力,没有创新,工作无异于无源之水,臭气熏天。秘书工作最忌墨守陈规。作为一个秘书工作者,要有前瞻性和发散性思维,要想领导之所想,想领导之未想,如果做不到这点,由领导支配着自己,被领导牵着鼻子走,这样是不合格的。因此,做什么事情,秘书都要想在前面,要走在前面,要写在前面,要有一股与时俱进的锐气,一股初生牛犊不怕虎的生气,要敢于突破常规,开拓创新。一是创新要从面上着眼,纲举目张。要创新思维方式,要打破惯例,开阔思路,用新的观念谋划工作,分析新情况,研究新问题,探索新路子。要创新制度,加强制度建设。要提高秘书工作效率,追求零误差必须要实现规范化和制度化管理,要用科学合理的制度规范每一个工作环节。要创新工作方法,发挥主观能动性,谋新策、出新招、创新意,把创新的理论和要求体现到工作中去。要创新服务内容。出主意当参谋,实现由被动服务向主动服务、滞后服务向超前服务、常规性服务向创造性服务转变,使服务内容更周到,领导同事群众更满意。要创新服务方式。要适应信息技术快速发展带来的新变化,努力创新服务手段,探索电子化办公,提高工作效率。二是创新要从点上着手,循序渐进。千里之行始于足下,创新也可以是一种改进,要从细节上总结升华,量的不断积累才会有质的飞跃。要从日常工作中做起,要从每一件小事做起,要从每一个工作环节做起。拓宽工作领域,拉长工作链条,改进工作方法,规范工作流程,都是一种创新。比如,遇到一件从来没经手过的事情,经过认真思考,最后圆满完成了工作任务,得到了领导的认可,及时把这种临时性的做法予以总结,使之经常化、制度化,这就是创新。再比如,在借鉴别人、总结自己的基础上,把原来的工作方法进一步规范化、科学化,使之更加符合工作的特点和规律,更能符合形势和任务的要求,这同样是创新。总之,要多留心,多借鉴,多研究,创造性地开展工作,要用一种蓬勃的锐气使工作不断推陈出新。

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